Apa Itu SaaS dan Apa Keuntungannya bagi Perusahaan?

Ketika pekerjaan melibatkan banyak orang, aplikasi perlu mudah diakses dan datanya perlu tersedia bagi tim yang berwenang. Perusahaan juga harus memikirkan siapa yang memperbarui aplikasi, merawat server, dan membantu pengguna saat ada kendala. Software as a Service, atau SaaS, menawarkan salah satu cara membagi tanggung jawab tersebut.

Mengenal cara kerja SaaS

Dalam model SaaS, pengguna memakai aplikasi yang disediakan melalui infrastruktur cloud milik penyedia layanan. Pengelolaan jaringan, server, dan sistem operasi berada di sisi penyedia, sementara pengguna mengatur penggunaan aplikasi sesuai fasilitas yang tersedia. SaaS merupakan salah satu model layanan dalam definisi cloud computing NIST.

Bayangkan sebuah tim menggunakan aplikasi untuk mencatat permintaan pekerjaan. Staf memasukkan permintaan, penanggung jawab membagikan tugas, dan pimpinan melihat perkembangannya. Ini contoh alur yang bisa ditangani aplikasi SaaS apabila fitur dan pengaturan aksesnya memang mendukung kebutuhan tersebut.

Keuntungan yang bisa dirasakan perusahaan

Akses melalui browser atau aplikasi yang didukung dapat memudahkan pekerjaan dari beberapa lokasi. Pembaruan aplikasi ditangani penyedia sehingga tim internal tidak perlu mengurus setiap pemasangan pembaruan sendiri. Model berlangganan juga memungkinkan perusahaan memulai penggunaan tanpa menyiapkan seluruh infrastruktur aplikasi dari awal.

Penyedia biasanya menawarkan pilihan kapasitas atau jumlah pengguna. Perusahaan dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan, mengikuti ketentuan paket yang dipilih. Keuntungan akses, pengelolaan pembaruan, dan penyesuaian penggunaan ini juga dijelaskan dalam pengantar SaaS dari AWS. Besarnya manfaat tetap bergantung pada layanan dan cara organisasi menggunakannya.

Langganan perlu dihitung sebagai biaya kerja

Biaya awal yang lebih ringan belum tentu berarti total biaya selalu lebih rendah. Sebelum memilih layanan, hitung kebutuhan akun, penyimpanan, dukungan, dan fitur tambahan. Perhatikan pula apakah biaya berubah ketika jumlah pengguna bertambah. Bandingkan biaya tersebut dengan pekerjaan yang benar-benar ingin diperbaiki, bukan hanya dengan panjang daftar fitur.

Sebagai contoh perencanaan, tim kecil bisa memulai dengan satu proses yang sering menimbulkan pekerjaan berulang, seperti persetujuan permintaan. Catat waktu penyelesaian dan kendala sebelum mencoba aplikasi. Setelah masa uji, gunakan catatan yang sama untuk menilai apakah alurnya menjadi lebih mudah. Contoh ini merupakan cara evaluasi, bukan janji penghematan tertentu.

Hal yang perlu ditanyakan sebelum memilih

Siapkan pertanyaan tentang kebutuhan koneksi, pembagian hak akses, bantuan ketika layanan bermasalah, dan cara mengambil kembali data. Pastikan jawaban penyedia cukup jelas untuk dipahami orang yang akan menggunakan aplikasi sehari-hari. Pilihan SaaS sebaiknya berangkat dari proses kerja yang ingin dibantu.

Libatkan calon pengguna sejak awal: minta mereka mencoba satu pekerjaan sampai selesai, bukan hanya melihat presentasi. Catat bagian yang membingungkan, data yang perlu dipindahkan, dan siapa yang akan mendampingi penggunaan pertama. Dengan cara ini, keputusan berlangganan memiliki dasar yang lebih konkret daripada sekadar kesan saat demonstrasi.

Jika perusahaan sedang menyusun kebutuhan aplikasinya, diskusikan proses kerja dengan LNT agar pilihan pengembangan atau layanan dapat dibahas berdasarkan kebutuhan nyata.